18+

Настоящий материал (информация) произведен, распространен и (или) направлен иностранным агентом Благотворительным фондом помощи социально-незащищенным гражданам «Нужна помощь» либо касается деятельности иностранного агента Благотворительного фонда помощи социально-незащищенным гражданам «Нужна помощь».

  • Опыт
  • 29 сентября 2023, 14:39
  • 3 минуты

Новый директор — новые правила? Как экологично и безболезненно сменить «власть» в НКО

Фонд «Дети наши» — о принципах передачи управления в НКО и своем опыте.

Порой директор российской НКО оказывается ключевой фигурой, на которой держится все. В таком случае смена руководителя может казаться команде организации катастрофой и чем-то в принципе невозможным. Кто и за что теперь будет отвечать? Как вообще все продолжит работать и функционировать? Но если изначально выстраивать систему руководства по-другому и учитывать важные моменты при передаче «власти», то смена директора может быть не такой уж проблемной.

Недавно фонд «Дети наши» пережил эту перемену: директора Варвару Пензову сменила Наталья Петрова. Новый и старый руководители поделились с фондом «Нужна помощь» своим опытом, рассказали, как их команда пережила смену директора и почему этот процесс прошел для них безболезненно. 

Напомним, что и у «Нужна помощь» сменился директор. Софью Жукову заменила Елизавета Васина.

Колонку Лизы о новой должности и пути в благотворительность можно прочитать тут ❤

Что учитывать изначально

Любая НКО должна быть способной работать без директора, например, во время его отпуска или больничного. Ровно так же надо быть готовыми и к прекращению трудового контракта с руководителем и его замене: обстоятельства складываются по-разному, и нет никаких гарантий, что организацией всегда будет управлять один и тот же человек.

Организовать работу таким образом — во многом ответственность самого руководителя. 

Цель и миссия НКО — это всегда больше, чем ее директор, и важность их достижения никак не изменится из-за смены руководства. И в интересах прежде всего организации — для возможности ей работать на свою миссию в любых обстоятельствах — задача руководителя — выстроить систему, в которой от него не зависит все. При такой системе все работает по выстроенным процессам, все люди находятся на своих местах и понимают свой функционал: как, что и в какой момент выполняется. И временное отсутствие или увольнение руководителя или его замена не вызывает коллапса, при котором никто не получает указаний, а без них не знает, что делать.

Варвара Пензова
Варвара Пензова
член правления фонда «Дети наши»

Десять лет я подходила к своей работе именно так: делала ставку не на личные отношения, а на должностные, не на договоренности, а на прописанные процессы. Самый простой пример: в организации должны быть шаблоны документов, чтобы вопрос, как заключается договор пожертвований, не решался каждый раз заново. Цепочка, где каждый знает свою зону ответственности и что он делает, не развалится и без руководителя. 

Наталья Петрова
Наталья Петрова
директор фонда «Дети наши»

Важна устойчивость организации: стабильно высокое качество оказываемых услуг, слаженность команды, невысокий уровень текучки, разрешение всех возникающих в коллективе конфликтов, финансовая стабильность, отработанные внутренние процессы (понятные для всех регламенты, организационная структура, функциональная система управления через таск-менеджеры и CRM-системы). Для обеспечения устойчивости организации директор должен работать по всем этим направлениям, заниматься бизнес-процессами и их оптимизацией. Чем более понятно выстроены ключевые процессы, тем меньше необходимо вмешательство самого директора. А когда организационные процессы не выстроены, все находится в ручном управлении директора. Например, нет системы отслеживания сроков предоставления отчетности донорами, линейные сотрудники не знают, когда им надо делать отчет, и готовят его только тогда, когда об этом им сказал директор. 

Подобная схема работает для организации как из трех человек, так и из ста. При диверсификации власти и четком распределении ответственности организация становится более гибкой, управляемой, прозрачной. В большой организации имеет смысл назначать руководителей каждого подразделения и формировать управленческий орган в виде директората. Например, в фонде «Дети наши» пять руководителей: директор, директор по фандрайзингу, операционный директор, программный директор, руководитель подразделения в Смоленске. Все они — профессионалы, давно работающие в фонде, полностью и самостоятельно ведущие свои направления и при необходимости заменяющие руководителя. Так, занимавшая ранее должность директора по развитию Наталья Петрова сменила директора Варвару Пензову после ее решения уйти.

Наталья Петрова
Наталья Петрова
директор фонда «Дети наши»

Смена директора — проверка организации на устойчивость. Многие российские НКО — «фонды первого лица»: вся деятельность в них завязана на одном человеке и строится вокруг него, он решает все вопросы, занимается микроменеджментом и погружен во все и сразу. И в таком случае сменить директора организации бывает крайне сложно. Мы не готовились специально к смене директора, но всегда ставили себе цель быть устойчивыми, работать системно и строить распределенную структуру управления. И в итоге передача «власти» прошла без проблем. 

Как подготовиться к смене

Приняв решение об уходе со своей должности, директор должен известить об этом высший орган управления фонда, где и принимается решение о новом руководителе: обсуждается либо уже предложенная кандидатура, либо вопрос о поиске нового человека. Затем дальнейшую работу НКО необходимо обсудить с руководителями подразделений организации, проговорить все риски, обсудить возможные подводные камни в переходном периоде.

Затем директор готовит всю структуру к передаче полномочий. Переходный процесс может затянуться, поэтому стоит заложить на него два-три месяца. На этом этапе проходят стратегические сессии, обсуждение рабочих процессов и изменений в них: кто подхватывает какие процессы, завязанные на старом директоре. Решаются все формальные задачи: переоформить электронные подписи, перевести на нового директора задачи в таск-менеджерах.

Особенно важны в это время внутренние коммуникации с командой: о своем решении директору надо сообщить всей команде НКО, желательно очно, например на общей планерке. Так у сотрудников сразу будет возможность задать вопросы и поделиться своими опасениями. Старому директору в этот момент стоит оставаться на связи и рассказывать обо всех возможных изменениях, объяснять, как будет устроена коммуникация внутри организации теперь. А новый директор должен быть максимально видимым для всех коллег и стараться наладить контакт с каждым из них.

Наталья Петрова
Наталья Петрова
директор фонда «Дети наши»

Все боятся перемен, поэтому на этом этапе очень важно показать своей команде: мы всегда на связи, мы готовы отвечать на все вопросы. Объявите коллегам о смене директора до того, как она произойдет фактически и юридически, держите коллег в курсе всего, что происходит, будьте максимально открытыми и честными. Такое отношение снимает много тревог и позволяет сохранить здоровую атмосферу в коллективе.

Стоит уделить особое внимание и внешним коммуникациям. Продумайте, как вы расскажете о грядущих переменах в своей НКО подписчикам, донорам, партнерам. Решите, как вы будете общаться с каждой из категорий сторонников, что именно и в какой момент сообщите им. Фонд «Дети наши» отправил письмо всем партнерам от имени уходящего с должности директора Варвары Пензовой и сделал обращение максимально неформальным и теплым, подчеркнув, что фонд передается «из рук в руки». Варвара представила нового директора и подчеркнула, что она сама остается на связи. С наиболее важными партнерами были личные встречи. Подписчикам и донорам новость сообщили в рассылке и социальных сетях. А лично Варвара и Наталья ответят на вопросы широкой аудитории и расскажут о том, что и почему происходит в фонде, в прямом эфире в одной из социальных сетей.

Что может делать старый директор

Человек, который уходит с поста директора, но которому по-прежнему небезразлично, что будет дальше с фондом, может стать членом его правления. Это своеобразное повышение: таким образом бывший директор продолжает участвовать в деятельности фонда, но уже не организуя операционные процессы, а контролируя все происходящее в НКО и при необходимости консультируя ее сотрудников. 

Варвара Пензова
Варвара Пензова
член правления фонда «Дети наши»

В нашем случае — с учетом моего опыта и вовлеченности — можно вывести директора из фонда, но вывести фонд из директора сложнее. Мы договорились, что я перейду в правление организации — это позволит мне продолжить сотрудничество с «Детьми нашими», а донорам и партнерам — убедиться, что фонд не остался без человека, которому они лично доверяли. К тому же это хороший способ передать «власть» максимально экологично для сотрудников: они также хорошо знают меня и доверяют мне как руководителю, им спокойнее, что я остаюсь рядом, в фонде, а не полностью пропадаю со всех радаров.

Переход директора в правление фонда также способствует поддержанию устойчивости организации, ее последовательности в подходах к работе. Директор продолжает представлять фонд, и для внешней аудитории это гарантия стабильности: у НКО остаются такие же ценности, такие же принципы работы. 

Наталья Петрова
Наталья Петрова
директор фонда «Дети наши»

Некоммерческая сфера эмоционально заряженная, и частая история здесь — выгорание. Директор не должен чувствовать себя обязанным занимать эту должность вечно, а организация должна быть готова к его отставке. Это происходит не всегда, смена директора не необходимая процедура для всех НКО, но она может быть полезна. Мне кажется, для устойчивости НКО ценно вливание в нее свежей крови, новых мыслей, ресурсов, идей — это обогащает организацию. При этом, безусловно, смена директора всегда болезненна: это в любом случае напряженность для команды. Но на самом деле, если быть к этому готовым, ничего страшного в передаче «власти» нет. 

Спасибо, что дочитали до конца!

Помочь

Оформите пожертвование в пользу организации «Дети наши»

Выберите тип и сумму пожертвования
Поддержите, пожалуйста, наш фонд

Мы существуем только на ваши пожертвования. Вы можете добавить процент от пожертвования на развитие фонда «Нужна помощь»

Вы оформляете пожертвование в рамках Благотворительной программы фонда «Нужна помощь»
Материалы по теме
Новости
«Нужна помощь» признали иноагентом. Отвечаем на все вопросы о новом статусе
2 марта
Опыт
В любой момент рядом: как и зачем координаторы «Нужна помощь» сопровождают НКО
16 января
Опыт
Пережить трудные времена: как НКО могут сохранить доноров в кризис
16 ноября
Читайте также
Опыт
Как сборы на платформе «Пользуясь случаем» помогают фондам собирать деньги на свою работу
24 октября
Опыт
Точка входа в прозрачную благотворительность: зачем НКО верификация и как ее пройти
18 октября
Опыт
Электронные письма не горят: почему рассылки — важный канал коммуникации для НКО
5 октября
Помочь нам