«Лучшие заявки — предложение реального изменения»: советы от грантодающих организаций

Грантодатели о том, что должно быть в заявке и каких ошибок стоит избегать.

На что стоит обратить внимание при составлении заявки на грант? Есть ли секреты успеха и свои лайфхаки, которые обеспечивают положительный ответ грантодающей организации? Своими советами с «Нужна помощь» поделились те, кто регулярно принимает, обрабатывает и отбирает заявки НКО — сотрудники Благотворительного фонда Елены и Геннадия Тимченко, Благотворительного фонда Владимира Потанина и Тинькофф.

Что важно, чтобы получить грант

Время

Главное — заложить время на подготовку заявки. Невозможно написать заявку на новое для вас направление за ночь, уверены специалисты Тинькофф. Заполните черновик, изучите, чего вам не хватает или что непонятно, при необходимости сходите на консультацию. Написав заявку, дайте ей «отлежаться» хотя бы несколько дней. Затем покажите ее человеку со стороны, который не знаком с деталями вашей работы. После этого вы сможете доработать вашу заявку и повысить свои шансы получить грант.

Приступая к работе, в первую очередь надо внимательно изучить положение о конкурсе. Так вы изначально поймете, как он пошагово будет проходить и что надо грантодателю. Ознакомьтесь со всеми аспектами положения, сроками, регламентами — все это затем будет необходимо учесть в заявке. 

Татьяна Полякова
Татьяна Полякова
руководитель отдела устойчивого развития Тинькофф

При чтении положения, условий и часто задаваемых вопросов составьте себе чек-лист. В нем отметьте все, что вы должны описать, предоставить, к кому внутри организации вам нужно обратиться, с какими внешними подрядчиками или партнерами обязательно сверить часы. 

Детали

На этом этапе важно внимание к деталям, рассказывает руководитель программ Благотворительного фонда Елены и Геннадия Тимченко Мария Алексакова. Например, для конкурса «Ближний круг» искали практики по оказанию помощи пожилым людям. Именно практики — те, которые уже доказали свою эффективность, реализуются больше двух лет, имеют какие-то результаты. Это было указано в положении о конкурсе, но многие заявители не обратили внимание на этот момент или не поняли его и прислали на конкурс проекты, а не практики.

Особенности конкурсов и условия

Важно учесть особенности конкурса и приоритеты грантодателей. Помните: конкурсы очень разные, и заявка на институциональную поддержку не может быть такой же, как на проект или на профессиональное развитие специалиста. Обратите внимание на фокус конкурса: он на развитие самой организации? на обновление или расширение помощи целевой группе? или только на разработку и тестирование новой методики? Проанализируйте, какой результат ожидается от вас: где-то он ограничится созданием продукта, а где-то важно оценивать отсроченные эффекты.

Читайте также Как точно не ошибиться с грантом: истории личных факапов и 10 советов для НКО

Ирина Лапидус, директор программ Благотворительного фонда Владимира Потанина, советует не подавать заявку «куда-нибудь», только чтобы получить дополнительное финансирование. Лучше убедиться, что вы понимаете цели и особенности конкурса. 

Не менее важно прочитать не только условия самого конкурса, но и те условия, которые относятся к победителям. Заранее оцените свои силы: готовы ли вы своевременно предоставлять всю отчетность и соответствовать всем остальным требованиям.

Что должно быть в заявке 

Узнаваемость и актуальность

Заявка должна быть узнаваемой, уверена Ирина Лапидус. Если в нее можно подставить любое другое название организации, город, целевую группу, методы работы и получить примерно то же — вероятность, что ее запомнят эксперты, мала. А значит, ниже и шанс получить грант. Не менее важна актуальность заявки — благополучатели и эксперты должны подтвердить, что ваша идея им полезна и что время для ее воплощения правильное.

Логика и структура

Следите за общей логикой и структурой заявки. Все элементы заявки должны быть взаимосвязаны между собой – цель и проблема, выбранные механизмы для ее решения.

Татьяна Полякова считает, что если все компоненты заявки четко взаимосвязаны между собой, если конкурсант ставит перед собой ясные цели и понимает, как их достичь, просчитывает риски, внимательно относится к заполнению документов — такая заявка имеет все шансы на победу.

План действий

В заявке обязательно надо расписать, что, как и когда вы будете делать: укажите это в разделах «Создаваемые продукты», «Этапы работ», «Информационное сопровождение», бюджет. Без понимания всего этого даже прорывная идея будет выглядеть нереалистичной и неубедительной, а поэтому вряд ли будет одобрена грантодателями. 

Ваши компетенции и ЦА

Важно также показать компетенции заявителя и организации — не ваши достижения вообще, а именно то, что касается темы, которой посвящена заявка. Разделы «Резюме», «Опыт команды», «Участники проекта» должны быть подтверждением того, что вы достаточно профессиональны, чтобы реализовать задуманное, понимаете, каких навыков вам не хватает и как вы решите эту проблему. Не менее важно конкретизировать, на какую целевую группу направлен ваш проект. Часто выявляется вторая, третья группа благополучателей, но важно сделать акцент именно на конечном благополучателе.

Цель и результат

Читающий вашу заявку должен понимать цель и результаты, которых вы хотите достичь: по какой причине необходим проект и какую проблему он решает. При этом цель должна быть достижимой, а результаты — ощутимы. Обозначьте в разделе «Ожидаемые результаты» не число проводимых вами мероприятий и их участников, а изменения, к которым вы стремитесь. И укажите их очень четко. Например, если у вас есть целевые группы, то сколько участников предполагается, сколько людей получат помощь. 

Ирина Лапидус
Ирина Лапидус
директор программ Благотворительного фонда Владимира Потанина

Лучшие заявки — предложение реального изменения, шага вперед, а не просьба о помощи. Они дают понятные ответы «Зачем это делать?» и «Кому и в чем именно станет лучше, если это сделать?». Следуйте такому принципу: меньше эмоций — больше фактов и цифр. Заявки оценивают умом, а не сердцем. И краткость — всегда «плюс» заявки. Поставьте себя на место эксперта, которому нужно в короткие сроки прочитать от 30 до 100 заявок и не заблудиться в эпитетах.

Бюджет

Важный раздел заявки — бюджет.  У каждой грантодающей организации свои требования, но так или иначе у всех единый подход — в заявке должен быть указан прозрачный, реалистичный бюджет, соответствующий мероприятиям проекта. Отразите в этом разделе план вашей работы. Только из бюджета и комментариев к нему эксперты смогут оценить, достаточен ли состав команды, отвечает ли приобретаемое оборудование конечной задаче, попадет ли информация о проекте к целевой группе.

Ирэна Уфаркина
Ирэна Уфаркина
финансовый менеджер Фонда Тимченко

Разделите расходы на прямые и административные. Разделите их и по этапам — это удобно и вам самим, и проверяющим. Обратите внимание на софинансирование — укажите, кто еще помимо грантодающих вкладывается в проект, какой вклад осуществляет сама организация.

Какие ошибки часто делают

В 2022 году для участия в конкурсе Тинькофф «Поддержка будет» подали 368 заявок, и только 141  допустили к экспертизе после оценки выполнения формальных критериев. Когда специалисты анализировали причины отказов, они увидели ряд похожих ошибок у всех, кто не вошел в лонг-лист: 

несоответствие формальным признакам. Социальные проекты преподнесены как проекты организационного развития или проект оторван от основной деятельности организации. Отсутствие, некорректно приложенные или отсканированные документы, неполный пакет документов, неправильные ссылки на отчеты. Ошибки в тексте, повтор одного и того же текста в разных разделах заявки.

проблема с логикой заявок. Неравномерное заполнение разделов, плохо выстроенная логика повествования.

недостаточно проработанные риски. Излишняя амбициозность планов без достаточной доказательной базы по доступным ресурсам или компетенциям. Отсутствие KPI, которые показывают именно результаты, а не промежуточные процессы и этапы проектов. 

Татьяна Полякова
Татьяна Полякова
руководитель отдела устойчивого развития Тинькофф

Первая группа ошибок — это ошибки, возникающие из-за невнимательности, но из-за них, тем не менее, многие заявки не были допущены к следующим этапам. Что касается второй группы ошибок, то это, например, заявки, когда конкурсанты описывали большой проект, но при этом не рассчитали бюджет или административные ресурсы, которые помогли бы реализовать его за установленный срок. Также было много проектов, не связанных со стратегией НКО. А по поводу рисков — часто выбрана тема, с которой команда НКО мало работала.

Будьте понятными

Другая частая ошибка — непонятность заявки, рассказывают специалисты  Благотворительного фонда Елены и Геннадия Тимченко. Не старайтесь написать «заумно» и произвести таким образом впечатление на грантодающую организацию. Ваша заявка должна быть написана простым и понятным языком — чтобы ее понимали не только люди, у которых есть специальные компетенции, но и те, кто впервые слышит и видит о решаемой вами проблеме. 

Обосновывайте цифры

Часто встречается в заявках необоснованность цифр. Помните: все они должны быть показаны в расчете и обоснованы. Например, вы указываете стоимость услуги какого-то стороннего специалиста, но непонятно, из чего эта цифра сложилась. Распишите, за какой период просите финансирование, сколько этот специалист будет участвовать в проекте, как. Если указаны зарплаты штатных сотрудников  — уточните, по какой ставке работает специалист, какой процент его вовлеченности в проект и чем обосновывается его зарплата. Если вы пишите про траты на оборудование, укажите, какое конкретно необходимо, прикрепите ссылки на магазины, где оно может быть куплено, чтобы была понятна его рыночная стоимость.

Используйте предлагаемые ресурсы

Наконец, частая ошибка НКО (из которой вытекают и все остальные) — не использовать предлагаемые ресурсы на этапе подготовки заявок. Если что-то остается непонятно, не бойтесь задавать вопросы организаторам конкурсов. Внимательно изучайте возможности участия в открытых консультациях, запрашивая обратную связь по вашим проектам, посещайте открытые разборы ошибок.

Спасибо, что дочитали до конца!

Материалы по теме
Знания
Что делать, если вас признали иноагентом: объясняет юрист фонда «Нужна помощь»
30 ноября
Знания
Краудфандинг: что это и как сделать успешную кампанию?
28 ноября
Знания
Как писать тексты так, чтобы вам ничего за это не было
25 ноября
Читайте также
Новости
Что происходит с благотворительностью в российских регионах: перезапуск «Рубля в день»
29 ноября
Знания
Криптовалюты для фондов: законность, стандарты, риски. Объясняет юрист
21 ноября
Технологии
Как облегчить жизнь НКО: подборка инструментов для совместной работы
17 ноября