- Знания
- 4 апреля 2023, 13:09
- 4 минуты
Сбор данных в НКО: как он происходит и зачем нужен
Где фондам искать необходимые для работы данные и как это делать.
Благотворительным фондам трудно существовать без регулярно обновляющейся базы данных — о количестве людей, которым нужна помощь, о новых законах, о результатах той или иной акции. Это помогает выстраивать надежные отношения с подопечными, донорами и подписчиками, а также структурирует работу самих сотрудников организации. Однако со сбором информации часто происходят проблемы. Разбираемся вместе с социологом-исследователем фонда «Нужна помощь» Кариной Пипией, где и как искать необходимые данные, и рассказываем, как это происходит в разных НКО.
Зачем НКО собирать данные
- Чтобы сопровождать текущие процессы и изменения в деятельности фонда с опорой на данные.
Например, фонд хочет переделать форму пожертвования на своей странице. Прежде чем выпустить финальное обновление, будет грамотнее провести UX-тестирование (изучение пользовательского опыта), чтобы узнать, насколько эта форма удобна донорам и сторонникам фонда и понимают ли они, как с ее помощью быстро оформить пожертвование.
- Чтобы оценивать результаты реализации проектов или программ и понимать, какое влияние деятельность НКО оказывает на людей.
Например, в IT-сервисе «Ядро» фонда «Нужна помощь» есть раздел, посвященный социальному воздействию (о том, что такое социальное воздействие, мы уже рассказывали ранее). Он помогает сделать наглядными результаты работы НКО или отдельного проекта. В разделе можно построить логическую модель, которая покажет, кому помогает организация, как именно и какие долгосрочные результаты от этого будут.
- Чтобы планировать и прогнозировать объемы помощи подопечным.
В интересах фонда распланировать свою работу таким образом, чтобы помощи хватило всем по максимуму. С этим может помочь сбор данных о подопечных в CRM-системе.
- Чтобы обосновать социальную значимость проектов или программ.
Это часто требуется при написании заявки на грант (например, вот так выглядела заявка фонда «Нужна помощь», проект которого в результате оказался победителем), так как со стороны не для всех может быть очевидна важность деятельности проекта или программы, которую реализует фонд.
Какие бывают источники данных
Источники можно разделить на два больших класса: внутренние и внешние.
- Внутренние источники.
- CRM (customer relationship management). Это система, которая собирает, связывает и анализирует все данные о пользователях. С помощью CRM можно узнать, например, сколько доноров было у организации или какой объем пожертвований удалось собрать в прошлом году.
Плюсы: автоматизированный сбор данных; все данные связаны между собой и хранятся в одном месте, их сложно потерять (в отличие, например, от информации, которая хранится в разрозненных таблицах Excel).
Минусы: разработка и функционирование требуют вложений — не у всех НКО есть возможность сделать CRM.
- Мониторинговые исследования. Это наблюдение, систематизация, фиксация и анализ определенных событий, явлений, процессов, объектов и тому подобного, которые выступают в качестве предмета мониторинга. Примерами мониторинга можно считать, например, совместное исследование фонда «Нужна помощь» и Высшей школы экономики «Пульс НКО» или опрос «Профессиональная благотворительность в развитии», который ежегодно проводит «Нужна помощь».
Плюсы: позволяют регулярно отслеживать изменения в самих процессах и результатах деятельности.
Минусы: требуют финансовых вложений, знания и строгого соблюдения методологии.
- Разовые исследования (Ad-hoc-исследования). Они позволяют организации решить конкретную задачу и не ставят целью отслеживание изменений и/или динамики. Например, перед запуском новой программы необходимо уточнить, какие барьеры для участия в ней могут быть у целевой аудитории, на которую она потенциально может быть направлена.
- Внешние источники.
- Статистические данные на сайтах государственных ведомств (например, Минпросвещения, МВД).
Плюсы: бесплатный и быстрый доступ, если данные публикуются в разделе с аналитикой; широкий круг тем и проблем, по которым собирают статистику; регулярность (как правило, данные обновляются раз в год).
Минусы: надо хорошо разбираться в методологии сбора; получить доступ зачастую можно только по запросу; могут меняться формы учета; сложно получить исходные данные, если публикуются уже расчетные показатели (доля, соотношение и так далее); доступ к данным могут закрыть.
Плюсы: данные разных ведомств унифицированы с точки зрения представления и собраны в одном месте.
Минусы: как в предыдущем пункте.
- Данные сторонних исследований (результаты опросов, интервью и так далее).
Плюсы: бесплатный и быстрый доступ, можно найти в научных журналах (The Lancet, Nature) или библиотеках.
Минусы: надо разбираться в методологии, так как не всем результатам исследований можно доверять.
- Некоммерческие базы, витрины и агрегаторы с данными (например, каталог проверенных организаций фонда «Нужна помощь» или проекта «Если быть точным»).
Плюсы: можно сэкономить время на поиске и сборе, так как данные уже агрегированы удобным образом и заранее проверены.
Минусы: охватывают не все темы и проблемы; не всегда публикуются исходные данные.
С какими основными ошибками сталкиваются НКО при поиске и работе с данными
- Ожидают найти информацию только в профильных разделах («Аналитика», «Статистика» и так далее) на сайте организации, ведомства. Часто данные размещаются в неочевидных разделах, не находятся по ключевым словам или публикуются в других источниках. Например, не вся актуальная медицинская статистика выложена непосредственно на сайте Минздрава, однако часть данных можно найти в агрегаторах, таких как ЕМИСС и Росстат.
- Боятся запрашивать данные. Бывает так, что необходимой информации на сайте нет, но она собирается — в этом случае стоит написать запрос с просьбой ее предоставить.
- Приступают к поиску данных, не понимая, для чего конкретно они нужны. Прежде чем собирать информацию, необходимо определить исследуемую целевую аудиторию и сформулировать гипотезы, которые найденные данные должны подтвердить или опровергнуть.
- Полагаются только на свою экспертизу, отказываются от бенчмаркинга — сопоставительного анализа, в ходе которого изучается опыт конкурентов. Не всегда целесообразно проводить новое исследование, иногда можно «подсмотреть» у организаций со схожей деятельностью и целевой аудиторией.
- Работают с данными хаотично, не сохраняют первоисточники. Может произойти так, что данные, которые вы скачали в прошлом году и захотели обновить в этом, убрали или заменили на сайте первоисточника. Чтобы избежать подобных ситуаций, важно сохранять оригиналы и скачивать максимальный набор данных, если спустя время захочется что-то дополнительно рассчитать и посмотреть.
- Забывают о беспристрастности. Работа с данными может столкнуть с соблазном обострить проблему или подчеркнуть значимость своей деятельности.
Как работают с источниками разные НКО: опыт трех фондов
Главными источниками, которым я доверяю и которые касаются темы деменции, являются зарубежные порталы: научные и новостные журналы, сайты специализированных ассоциаций. С помощью них я слежу, что происходит в сфере, какие есть новые лекарства; проверяю там всю информацию, которую слышу. Также для сбора данных я часто обращаюсь к «Российской газете», где публикуются новые законы, приказы, информация о каких-то услугах и льготах — все, что может быть полезно нашим подписчикам и тем, кто пишет на горячую линию. Кроме того, я слежу за новостями коллег из сектора, которые занимаются помощью пожилым, — это «Старость в радость», «Вера», «Про паллиатив», ОРБИ, «Найди своего доктора» и так далее.
Мы занимаемся проблемой бездомных животных и информацию для своей работы берем в первую очередь из официальных источников. Это необходимо для продвижения непопулярных, но жизненно необходимых мер, например обязательной регистрации домашних животных. В России огромное число незарегистрированных частных передержек для животных, только единицы из них можно назвать надежными, еще меньше ведут свою деятельность в правовых рамках. Никто не знает точного числа частных приютов, никто не знает, сколько собак и кошек находятся во владении, а сколько — на улице.
В конце прошлого года мы проводили круглый стол в Московской торгово-промышленной палате, куда приходили представители министерств и ведомств Москвы и Московской области. Кроме того, мы следим за комитетом Государственной Думы по экологии и за решениями московского и региональных правительств, ведем активную переписку со всеми органами власти, которые так или иначе соприкасаются с нашей темой. У нас есть и внутренние источники информации — наши волонтеры (мы все, собственно, волонтеры), юрист, которая консультирует и помогает в возбуждении уголовных дел. С административными делами совсем беда: нет законодательных рычагов даже для введения такой ответственности.
Проблем со сбором информации у нас нет. Сбор и обработка данных в фонде происходят в таблицах. Надеюсь, в ближайшее время — как только увеличатся суммы ежемесячных сборов — мы установим CRM-систему, и это облегчит нам жизнь.
В сбор других данных для развития фонда мы не очень глубоко погружаемся. Наверное, это неправильно, но пока у нас нет дополнительного ресурса на такую работу. Кто-то из друзей фонда однажды сказал: «Я помогаю животным и волонтерам, потому что я никогда не видел, чтобы те, кто помогает людям, приводили этих людей к себе домой». При этом лично я не знаю ни одного человека, который помогал животным и у которого носы и хвосты этих животных не выглядывали из каждого угла.
Нам повезло быть в большом коммьюнити ассоциации некоммерческих родительских организаций «Аутизм Регионы». Такие объединения — огромный ресурс для региональных НКО, потому что именно благодаря стратегическим сессиям, вебинарам и консультациям внутри ассоциации мы начали получать информацию об организационном развитии. Сейчас мы также регулярно смотрим курсы и вебинары коллег по сектору, почти каждый день есть анонсы новых курсов или встреч. Во внутренней практике, реализуя конкретные программы помощи подопечным, мы опираемся на методы с научно доказанной эффективностью. Например, в применении методов прикладного анализа поведения мы опираемся на супервизора и кураторов, стараемся регулярно не только обучать команду, но и давать базовые знания волонтерам.
Разумеется, мы ведем учет данных: от простых реестров до исследований влияния проектов на конкретную сферу (например, уровень жизнестойкости родителей клиентов тренировочной квартиры). Мы анализируем фандрайзинговые показатели, общие изменения бюджета, обратную связь родителей и волонтеров, темп роста навыков у подопечных и так далее. Берем данные, необходимые для обновления и изменения стратегии в любой сфере, и редко принимаем важные решения без них. Отдельного специалиста, который занимался бы конкретно общим сбором данных, у нас нет, но и фонд пока не такой большой: 171 подопечная семья, 110 волонтеров. На данный момент лично мне не хватает только толкового курса по продвижению НКО в оставшихся разрешенными социальных сетях — на рынке есть эксперты, но цельного продукта я пока не встречала. Также хочется научиться анализировать данные, например обратную связь от благополучателей и метрики эффективности программ.
Спасибо, что дочитали до конца!
Опыт
