Как облегчить жизнь НКО: подборка инструментов для совместной работы

Представители разных фондов поделились своим опытом по использованию онлайн-инструментов для совместной работы. Сохраняйте полезный гайд!

В команде множество сотрудников, а у каждого из них уйма задач? Часто надо работать совместно, но неудобно это делать, когда многие на «удаленке»? Работу НКО можно облегчить с помощью бесплатных (или предоставляемых некоммерческим организациям со скидками) онлайн-инструментов. Сотрудники нескольких организаций рассказали «Нужна помощь», какие из них самые удобные и какие используют они сами.

Какие инструменты есть

Google Workspace

Юлия Паскевич
Юлия Паскевич
руководитель PR-отдела фонда AdVita

Мы пользуемся большим количеством инструментов для совместной работы, и это сильно упрощает жизнь. Например, онлайн-таблицы и документы от Google. Благодаря ним мы вместе редактируем тексты, планируем свою работу, отслеживаем результаты. Это быстро и бесплатно. А еще наш волонтер Андрей Дансков предложил делать картинки в Google-презентациях и подготовил шаблоны на все случаи жизни. Так что любой сотрудник может открыть презентацию и за считанные минуты сделать нужную ему иллюстрацию, афишу или обложку.

Мария Рыльникова
Мария Рыльникова
координатор программы «Быть рядом» благотворительного фонда «Волонтеры в помощь детям-сиротам»

Google документы, таблицы и формы — наши основные инструменты. С помощью них мы храним нашу базу волонтеров, в которой более 1000 человек — все данные по ним, результаты собеседований. Мы записываем волонтеров, заполнивших Google форму, на обучение, прикрепляем их к проектам, координаторам и психологам, отслеживая все по базе и заносим данные туда. Кроме того, Google-инструменты помогают нам получать статистику и проводить аналитику по всему, что касается волонтерского центра. Здесь удобно структурировать информацию, архивировать старые данные, добавлять новые и упорядочивать все.

Planfix

Надежда Янкелевич
Надежда Янкелевич
директор по внешним коммуникациям фонда «Нужна помощь»

Planfix — один из наших главных инструментов. Он не очень юзерфрендли, но при этом его возможности поражают. Кажется, что любая команда, чем бы она не занималась, может настроить его под себя. Главное понимать, что вы хотите, а дальше менеджеры по настройке системы адаптируют сервис под ваши задачи. 

У каждого нашего отдела в Planfix есть свое пространство. Мы ведем там все, начиная от собственных задач и задач совместных с другими отделами, и заканчивая задачами, связанными с финансами. Это удобно, потому что все в одном месте и не нужна какая-то дополнительная программа по работе с деньгами. Две мои любимые функции: возможность добавить email-задачи в переписку (например, с партнерами, и тогда все будет автоматически подгружаться в задачу и ничего не пропадет) и бот в Telegram (смысл тот же: его можно добавить в любой чат и вся переписка подгрузится в задачу). Все это удобно, потому что, когда нужно подключить какого-то сотрудника, его не надо вводить в курс дела, достаточно просто добавить в задачу. 

Задача в Planfix на оплату работы иллюстраторов медиа фонда «Нужна помощь»

Notion

Татьяна Баженова
Татьяна Баженова
PR-специалист благотворительной организации «Ночлежка»

Notion — удобная база данных с огромным функционалом. В «Ночлежке» сразу несколько отделов начали осваивать работу на этой платформе. На первый взгляд кажется, что полностью ее освоить вряд ли получится, но мы стараемся. На данный момент мы используем Notion для аккумуляции операционных документов, для ведения контент-плана PR-отдела и для составления инструкций по пользованию нашей CRM-системой МКС (Многофункциональный кабинет сотрудника Консультационной службы). Вообще же Notion подходит для самых разных целей — там можно создавать и простые заметки, календари, карточки, и внушительные залинкованные базы данных. 

Надежда Янкелевич
Надежда Янкелевич
директор по внешним коммуникациям фонда «Нужна помощь»

Это многофункциональная система. Мы используем его скорее как базу данных, открытую и доступную всем сотрудникам. Там можно найти все про каждый отдел и то, чем он занимается, там мы фиксируем бизнес-процессы. Это важный инструмент открытости и формирования доверия внутри команды. Например, наша дирекция по внешним коммуникациям ведет в Notion публичные доски со своими задачами, и любой может зайти и посмотреть, что сейчас в работе у каждого из сотрудников. 

А еще мы там делимся с коллегами результатами своей работы: каждый месяц пишем отчеты с мемами и гифками, где рассказываем о том, что нам удалось сделать, что не удалось, какие у нас боли и радости. Это очень классная и поддерживающая практика.

К этой программе тоже можно попросить бесплатный доступ для НКО. 

Рабочее пространство медиа фонда «Нужна помощь» в Notion
Бренд-материалы фонда «Нужна помощь» в Notion

Miro

Мария Рыльникова
Мария Рыльникова
координатор программы «Быть рядом» благотворительного фонда «Волонтеры в помощь детям-сиротам»

Miro мы стали использовать во времена ковида, когда надо было визуализировать и оживить онлайн-встречи для команды фонда. Этот формат идеально подходит для мозговых штурмов в Zoom, особенно когда есть модератор-ведущий. Он структурирует обсуждение и заносит на «доску» в программе все идеи, которые накидывает команда — и она их видит. А не очень хорошо для нас Miro работает, когда мы вывешиваем задачи и актуальные вопросы на «доску» в программе и просим самих сотрудников накидать идеи. Но это тоже вполне возможный «живой» формат.

Наталья Хилько
Наталья Хилько
руководитель группы проектов «Все не напрасно»

Для всех проектов мы используем Miro: описываем в нем концепции, пути пользователей, рисуем и обновляем там схемы для Telegram-бота, делаем инфографику для коллег и экспертов. Там же можно делать презентации — это немного сложнее, чем в Google Презентациях и Power Point, но научиться довольно быстро можно. Мне нравится этот инструмент, потому что в нем можно красиво отрисовать процессы, провести планирование, побрейнштормить. На одного пользователя в Miro всего доступно три «доски». Для небольшого проекта этого может быть достаточно, потому что «доска» очень большая, и там можно разместить примерно всю необходимую информацию. А если у организации есть образовательная лицензия, то можно написать в Miro, и они предоставят доступ к большему количеству досок и бонусам платной версии.

Макеты страниц медиа фонда «Нужна помощь» в Miro

Trello

Юлия Паскевич
Юлия Паскевич
руководитель PR-отдела фонда AdVita

Мы активно пользуемся Trello. Например, несколько лет назад мы создали доску для новых сотрудников, на которой собрали всю нужную информацию: от образцов заявлений и служебных записок, контактов коллег до инструкции что делать, если сели батарейки. Конечно, ряд проектов мы тоже ведем в Trello: прописываем задачи и сроки, назначаем ответственных сотрудников, контролируем процессы. 

Мария Рыльникова
Мария Рыльникова
координатор программы «Быть рядом» благотворительного фонда «Волонтеры в помощь детям-сиротам»

Trello не работает так — один человек (например, руководитель) работает, структурирует задачи, а остальные видят красивые листочки и получившийся план работы. В Trello требуется участие каждого, и созвать туда всю команду сложнее. Но сейчас у нас часть команды уехала и трудится удаленно, и для продолжения эффективной работы мы активно внедряем этот инструмент. Он помогает держать команду в тонусе, делать так, чтобы я не была для своих сотрудников бесконечным «напоминальщиком» всех дат и дедлайнов. 

Пример рабочего пространства в Trello

Kaiten

Михаил Викторов
Михаил Викторов
технический специалист благотворительного фонда «Старость в радость»

Мы выбрали российское приложение Kaiten, так как в бесплатном варианте у него наибольшее количество необходимого нам функционала. Kaiten позволяет просматривать бизнес-процессы на досках, видеть статусы задач и планировать будущие этапы работы. Отдельный проект в Kaiten — это отдельная доска. Доски можно настроить под собственные нужды, переименовать в них столбцы и добавить новые, изменить внешний стиль. Каждая задача в Kaiten имеет свой номер, в них пользователи могут добавить описание, чек-листы, определить даты выполнения, исполнителя и выбрать теги. Для задач есть специальные ярлыки для добавления им дополнительного статуса. Он показывает, почему задача все еще не выполнена или приостановлена, и напоминают о ее важности.

Мы используем Kaiten как доску задач для проекта автоматизации закупок. Сохраняем и отслеживаем задачи, изменяем их статус после выполнения, применяем оповещения о сроках задачи. Также отдельно ведем архив документов и стенографии встреч (в виде отдельных задач, недоступных для удаления). 

Думаю, Kaiten подойдет небольшим командам, которые хотят привести в понятную и наглядную систему все свои задачи. Еще Kaiten достаточно удобен и понятен даже для стороннего пользователя, к нему удобно давать гостевой доступ – для решения частных задач внутри большого проекта. 

Где все это найти и как получить доступ

Google Workspace

Это бесплатный сервис. Чтобы получить доступ ко всем инструментам, нужно только завести аккаунт на Google. В случае работы команды, удобно, если у каждого сотрудника есть свой Google-аккаунт.

Planfix 

Завести аккаунт можно на сайте. Доступ к сервису бесплатен для команды до пяти человек. Если в НКО больше сотрудников, то попросить льготный доступ к сервису можно, написав на почту [email protected].

Notion

Выбрать подходящий тариф можно на сайте. Запросить скидку для НКО по почте — [email protected].

Miro
Получить доступ — на сайте сервиса. Базовая версия со всеми необходимыми функциями бесплатна.

Trello 

Программа доступна на сайте. Есть бесплатная версия. 

Kaiten

Для получения доступа к сервису, надо зарегистрироваться на сайте. Есть бесплатная версия, в которой доступны многие функции.

Спасибо, что дочитали до конца!

Читайте также
Знания
Спасти других, но не себя? Как сотрудникам НКО заботиться о себе и не выгорать
18 января
Знания
Гайд для НКО: как общаться с подписчиками, донорами и бизнес-партнерами
14 декабря
Опыт
Токен добра. Как благотворительным фондам работать с криптовалютами
3 ноября