Когда и как фонду стоит посчитать свои деньги

Объясняет руководительница отдела развития НКО Маргарита Подгорбунская.

Для стабильной и устойчивой работы любой некоммерческой организации нужно уметь управлять своим бюджетом. Это нужно, чтобы правильно распределять имеющиеся средства и выполнять взятые на себя обязательства перед теми, кому организация помогает. Но не всегда организации знают, сколько денег имеют в данный момент и как расходовать их дальше. 

Руководительница отдела развития НКО фонда «Нужна помощь» Маргарита Подгорбунская объясняет, как и в какой момент некоммерческой организации нужно составлять или пересматривать бюджет и какую пользу из этого можно извлечь.

Если вы еще не составляли бюджет, то мы очень советуем вам пойти на онлайн-курс «Все по плану» о финансовом планировании в НКО, который недавно запустил фонд «Нужна помощь».

Когда НКО нужно считать деньги

Разбираем ситуации и примеры, когда некоммерческой организации стоит считать свои средства.

Когда НКО собирается составлять заявку на грант

Представим, что существует НКО, которая помогает бездомным животным. Как и многие некоммерческие организации, она живет преимущественно на грантовое финансирование. И сейчас сотрудники этой организации пишут новый проект и собираются подавать заявку на очередной грант. НКО стоит считать свои деньги, как только они собираются подавать заявку, чтобы точно заложить в бюджет проекта необходимые суммы. У НКО всегда нехватка денег на административные расходы. Но если они заранее верно подсчитаны, то будут включены в проект и покрыты грантом.

Если организация неверно посчитала предполагаемые затраты, то потом может выясниться, что заявленных целей невозможно достичь. Например, нужно больше специалистов, денег на которых уже нет. Или же в середине проекта закончатся средства на аренду помещения, и от нее придется отказаться. 

Поэтому планирование деятельности организации должно идти безотрывно от подсчета средств.  

Когда организация выиграла грант

Если НКО запланировала определенную деятельность, составила заявку на грант и получила его, то все замечательно. Для команды ясен ближайший план действий, потому что он был расписан в заявке. Есть время на небольшую передышку, ведь организация обеспечена на определенное время. Подсчет средств нужен, чтобы сверить план с поступлением. Это позволит понять, освободились ли какие-то деньги для развития или фандрайзинга. Также можно начать планировать заявку на следующий грант или решить расширять деятельность организации, например, увеличить количество благополучателей. 

Когда организация не смогла получить грант

Когда НКО пишет заявку, нужно быть готовым к тому, что грант можно не получить. Особенно важно учитывать это при подсчете средств и составлении бюджета. Если организация не выиграла грант, то ей придется срочно искать каких-то партнеров, выделять среди своей деятельности «срочную и важную». Если бюджет заранее верно подсчитан, организация понимает, какие именно расходы можно сразу сократить. А также выполняет взятые на себя обязательства перед благополучателями и может в случае необходимости передать их другим НКО, с которыми тоже заранее договорилась.

У НКО должен быть обходной путь на случай, если не удастся получить грант. Этот путь нужно закладывать и предполагать еще перед тем, как подать заявку. Если не сделать этого, то у руководства уйдет какое-то время на то, чтобы осознать сложившееся положение и принять какие-то решения. В итоге, если потребуется сокращать сотрудников, для них это станет неожиданностью. А если придется резко снижать помощь благополучателям, то НКО может понести репутационный ущерб. 

Когда необходимо диверсифицировать расходы и развивать фандрайзинг

Если НКО выигрывает грант, то она точно получит средства, ее деятельность будет защищена. Однако зависеть только от грантов довольно тяжело, ведь их получение немного похоже на лотерею. Поэтому важно диверсифицировать бюджет. 

Но плохо зависеть не только от грантов, а в принципе иметь только один источник финансирования. Представим, что руководители НКО знают, что уже который год более 80% имеющихся средств — это грант или же деньги одного крупного донора. Тогда самое время задуматься о том, чтобы изменить соотношение поступлений, и развивать для этого инструменты фандрайзинга. Если есть несколько источников поступления денег, то при потере одного из них, всегда можно будет перераспределить расходы и не потерять организацию. 

Можно начать работать с частным фандрайзингом. Например, пройти верификацию в фонде «Нужна помощь» и использовать платформу волонтерского фандрайзинга «Пользуясь случаем». Тогда грантовые средства могут пойти на покрытие основной деятельности организации, а частные пожертвования — на развитие. На разработку сайта, обучение сотрудников, поездки на конференции — на то, что бывает трудно запланировать в расходы по гранту. 

Когда НКО хочет увеличить масштаб помощи, но не понимает, в каких объемах это можно сделать

Подсчет средств — это определенная стартовая точка, которая поможет понять актуальное положение дел в организации. Подсчет покажет, как НКО расходует средства в разных проектах и программах, что нужно для поддержания работы всей организации, сколько нужно для открытия нового направления или увеличения объема оказываемой помощи.

Необходимо составить план развития проекта или организации. В нем важно подробно расписать, для чего НКО это делает, какой результат хочет получить и какие средства для этого развития потребуются. На этом этапе важно оценить реалистичность бюджета и объемы предстоящей работы, основываясь на предыдущем опыте. Тогда, если организация получит грант или поступления от частных доноров, то она сможет действительно прийти к запланированному результату.

Как НКО посчитать деньги

Хорошо, если у НКО есть стратегия. Стратегия подразумевает, что у всех в организации, а не только у руководства, есть видение того, куда НКО идет. Как она влияет на жизнь своих благополучателей и с помощью каких программ или проектов реализует помощь людям. 

Наличие стратегии все облегчает, потому что в ней поставлены четкие цели, указаны конкретные действия для их достижения и необходимые для этого ресурсы. Поэтому сложно представить стратегию без бюджета. Деньги должны быть подсчитаны, чтобы все в организации понимали, сколько стоит то, что они хотят делать.

Но что делать, если у организации пока нет стратегии?

Составить список всех ожидаемых поступлений.

Он включает в себя все переводы, которые должны поступить в организацию: гранты, переводы от компаний-партнеров, переводы от рекуррентных доноров, взносы учредителей.

Затем составить список административных расходов и посчитать их.

Он может включать в себя зарплату сотрудников, аренду помещения, командировочные, коммунальные платежи, оплату связи и интернета и так далее. Лучше, подготовить два варианта: «список, без которого нельзя обойтись» и «список, который поможет не только выжить, но и развивать организацию». 

Например, можно отказаться от покупки нового принтера, если работает старый. А вот от аренды помещения — нет. Однако можно поискать варианты аренды дешевле или получить помещение от администрации города бесплатно.

Нет универсальной инструкции, как определить те виды расходов, без которых нельзя обойтись. Это зависит от конкретной деятельности каждой организации. Однако размышления об этом часто помогают выйти за рамки привычных операционных задач на более стратегический уровень. Иногда можно заметить, что какой-то процесс производит слишком много расходов, или понять, что вместо штатного специалиста можно воспользоваться аутсорсом.  

Читайте также Фонд «Нужна помощь» запустил онлайн-курс «Все по плану». На нем НКО смогут обучиться вести бюджет и распределять ресурсы

Необходимо выделить ту деятельность, которую организация будет вести «несмотря ни на что».

Например, основной сервис НКО — психологические консультации специалиста. Значит,  организация планирует оказывать психологическую помощь, даже если денег на проект станет значительно меньше. А вот от летнего лагеря для благополучателей можно на время отказаться.

Но и внутри этой деятельности важно выбрать статьи расходов, от которых в случае чего можно отказаться.

Если продолжать пример с психологическими консультациями, то зарплаты психологов — та часть бюджета, которую нельзя исключать. Но на какое-то время или навсегда можно будет отказаться от аренды дорогого кабинета и выбрать место попроще и дешевле. Или же НКО может перестать организовывать праздники для кризисных семей, если денег на это не будет.

Теперь нужно подумать, какие расходы организация хотела бы увеличить.

Если об этом не задумываться, то когда появится крупный донор, организация может «растеряться». Не все в момент внезапного предложения финансовой поддержки знают, что попросить и что сейчас действительно нужно. А готовность НКО быстро сказать на что пойдут деньги, сколько их нужно и какие результаты будут достигнуты, всегда склоняет в пользу того, чтобы профинансировать такой проект.

В идеале стоит составить бюджет расходов организации на год с разбивкой по месяцам.

Это позволит понять, когда организации нужно больше всего платить. Тогда руководство сможет сопоставить эти расходы с приходом. Даже если в организации никогда не считали бюджет расходов, попытка составить его имеет смысл на любом этапе деятельности НКО. Особенно если возникает беспокойство и неуверенность, хватит ли имеющихся средств или нет. В этот момент обязательно нужно остановиться и все посчитать — это может уберечь от кассового разрыва.

Если все вышеперечисленные пункты выполнены, то теперь самое время составить фандрайзинговый план.

Фандрайзинговый план дает ответ на вопрос, что нужно делать, чтобы привлекать деньги на работу организации в течение определенного времени. План включает в себя глобальную цель и понимание, зачем НКО все это делает. Эту информацию нужно будет объяснить потенциальным донорам. Также план включает понимание того, как организация движется к своей цели: определенные действия, программы и список сумм, которые нужно для этого получить. Поэтому, чтобы составить фандрайзинговый план, надо понять, сколько денег и на что организации необходимо.

Для тех организаций, где еще не составлен такой план или же у руководителей возникают вопросы по организации проектного или административного бюджета  Школа «Опытным путем» фонда «Нужна помощь» запустила онлайн-курс «Все по плану» о финансовом планировании в НКО. 

На курсе руководители организаций узнают, как составлять финансовый план организации, а не только конкретных проектов, как сокращать или увеличивать деятельность организации и как считать и закладывать в бюджет административные расходы. 

Проектные и финансовые менеджеры поймут, как планировать расходы и сопоставлять их с приходом и соотносить собственные ресурсы с целями и задачами. А фандрайзеры получат базу, на которой затем можно будет выстраивать фандрайзинговый план.

Приходите к нам учиться!

Полезная статья?
Материалы по теме
Культура
С чего начинается абьюз: отрывок из книги «За закрытыми дверями»
21 января
Культура
Тема порочной безысходности: детские дома в литературе
14 января
Культура
«Современная женская проза — это реакция на насилие»: интервью с писательницей Евгенией Некрасовой
13 января
Читайте также
Культура
С чего начинается абьюз: отрывок из книги «За закрытыми дверями»
21 января
Культура
Тема порочной безысходности: детские дома в литературе
14 января
Культура
«Современная женская проза — это реакция на насилие»: интервью с писательницей Евгенией Некрасовой
13 января