Как точно не ошибиться с грантом: истории личных факапов и 10 советов для НКО

О факапах при составлении заявки, отчетности и разработки грантового проекта рассказывает Мария Васина, менеджер по работе с грантами «Таких дел».

О том как разработать социальный проект, грамотно заполнить заявку, выбрать целевую аудиторию и составить отчетность уже давно есть подкасты, статьи, вебинары и курсы. Мы решили, что будет важно и полезно рассказать про личные провалы и то, как с ними справиться, чтобы этот опыт помог другим НКО не ошибиться и главное, понять, что ошибаться — не стыдно.

Мария Васина
Мария Васина
менеджер по работе с грантами «Таких дел»

С грантами нужно быть очень осторожным. Есть такое выражение «сидеть на грантовой игле» — значит, что бюджет НКО на 90% состоит из грантов. Это опасная ситуация: грант можно не выиграть, конкурс в этом сезоне вообще могут не объявить, и НКО лишится большей части своего бюджета, грубо говоря, просто закроется. Поэтому очень важно не класть все яйца в одну корзину и искать другие источники привлечения средств.

Деньги

Мария Васина
Мария Васина
менеджер по работе с грантами «Таких дел»

С деньгами связаны самые страшные факапы: если допустить ошибку, их придется возвращать, а это самое неприятное, что может случиться в грантовом проекте. Важно понимать, что средства, которые вам дал грантодатель, хоть и находятся на вашем счете, но пока вы за них не отчитаетесь, они не ваши. 

У нас была ситуация, когда мы потратили деньги не туда, куда обещали. Выплатили премию сотруднику из грантовых денег, но не согласовали это с грантодателем — деньги пришлось возвращать. Был случай, когда мы отправили сотрудника в командировку, и не заложили это в бюджет проекта. Суммы совпадали, но так как мы потратили средства не туда, куда обещали — их так же пришлось вернуть. Когда некоммерческая организация полностью зависит от гранта, это может быть очень  трудно.

Совет №1. Каждый рубль нужно уметь объяснить грантодателю и не тратить деньги на другие цели, а если такая ситуация все же складывается, то, в первую очередь, нужно заранее обсудить это с вашим куратором — он тоже человек и готов пойти навстречу, если вы обоснуете ему свою цель.

Аудит

Мария Васина
Мария Васина
менеджер по работе с грантами «Таких дел»

Аудит — это проверка всех материалов по проекту и всех документов организации, в первую очередь, с финансовой точки зрения. Обычно об этом объявляют заранее: грантодатель за полгода предупреждает, что к нам приедет финансовый аналитик, который проведет эту процедуру. Но так бывает не всегда: знаю ситуации, когда грантодающая организация звонила и предупреждала, что будет с аудитом через два дня.

Однажды у нас был очень стрессовый аудит, потому что мы долго не могли понять, какие документы от нас требуются. Дело в том, что финансовый год не совпадает с календарным и заканчивается в марте, а у нас был аудит в феврале, и многих документов не было. Приходилось привлекать огромное количество сотрудников, был очень тяжелый и неприятный процесс, который отнял много времени и сил.

Совет №2. Узнавать заранее, когда будет аудит, потому что это тяжелый и неприятный процесс. Важно следить за финансовыми документами, чтобы все они были на месте — с организации могут потребовать даже то, о чем изначально не заявляли: например, оперативно предоставить табель учета рабочего времени. 

Заявка на грантовый конкурс

Мария Васина
Мария Васина
менеджер по работе с грантами «Таких дел»

Самая часто встречающаяся ошибка — считать, что эксперты — роботы. Мы представляем себе человека, который будет проверять нашу заявку, особенно, если это государственная грантодающая организация, как бабушку, которая говорит только канцеляритом, не принимает никакое другое мнение, кроме своего, и если налить в заявку побольше воды, будет нормально. Это большое заблуждение. В первую очередь, сотрудники, которые проверяют заявки, — это люди. На мой взгляд, самое важное в заявке — человечность. 

Есть сервис «Главред», он бесплатный: туда можно загрузить текст, и он даст подсказки, как избавиться от бессмысленных оборотов и сократить мысль, не потеряв при этом смысл. Я сама им пользуюсь и рекомендую — это очень очеловечивает текст.

Когда я пришла работать в «Такие дела», у меня совсем не было опыта работы с грантами, поэтому свою первую заявку я написала, не используя советы, которые сама сейчас дала. Слава богу, коллега, которая проверяла текст, не позволила мне его отправить. Мы сели и еще раз все подробно обговорили.

Совет №3. В заявке важно показать, что мы люди, мы рассказываем об этом проекте для людей и готовим его для них. Чем меньше будет в заявке канцеляритов, сложных оборотов, предложений на половину страницы и бессмысленных фраз, тем лучше. Эксперты читают не только вашу заявку, они читают десять тысяч таких заявок. Важно показать, что вы цените их время. 

Проект

Мария Васина
Мария Васина
менеджер по работе с грантами «Таких дел»

Обычно НКО подает заявку на новый проект, который пока еще существует только на бумаге. Важно наобещать в заявке именно то, что вы действительно можете выполнить, чтобы итоговый проект выглядел примерно так же. 

У нас совсем недавно был случай, когда мы получили грант фонда «КАФ»* на развитие нашей краудфандинговой платформы «Давно пора», и на бумаге это выглядело отлично, но когда мы приступили к разработке, все пошло не так и вместо двух месяцев мы занимались разработкой целых пять. В итоге мы не успели выполнить обещанное, но все кончилось хорошо, мы не возвращали деньги, потому что смогли договориться с грантодателем.

Совет №4. Важно оценивать риски и, учитывая их, закладывать на разработку больше времени, иначе может быть неприятно, стыдно и грустно. 

Совет №5. Не скрывать проблему, а честно объяснить грантодателю, что пошло не так и почему. Это история про человечность: мы — люди, у нас бывают ошибки, но и грантодающая организация состоит из людей, которые могут отнестись с пониманием. 

Отчетность

Мария Васина
Мария Васина
менеджер по работе с грантами «Таких дел»

Отчетность — самое важное, без нее не обходится ни один грант. В ней есть финансовая часть и содержательная — рассказ о том, что по проекту было сделано. Ни в коем случае не нужно браться за это в последний день, как это было у меня, потому что это очень рефлексивный момент, когда нужно сесть и вспомнить все, что было за время работы проекта. Важно не писать казенным языком, расхваливая команду, а честно рассказывать о проблемах, с которыми столкнулись, но справились. Организация дает вам деньги, им нужно получить отчет, куда вы их потратили. 

По своему незнанию я села за свой первый отчет в последний день — у нас был большой проект, где было много первичных документов: договоров, чеков, актов, — и я во всём этом погрязла до половины двенадцатого ночи, успев отправить все буквально за полчаса до дедлайна. Было очень стрессово и напряженно.

Совет №6. На составление отчетности дается десять дней. Пять-шесть дней вполне достаточно, при условии, что все документы уже запрошены. Займитесь этим заранее, не оставляйте составление отчета на последние пару дней.

Мария Васина
Мария Васина
менеджер по работе с грантами «Таких дел»

Еще один мой факап произошел буквально две недели назад. Мне написал куратор и попросил загрузить верный скан трудового договора. Я написала, что все супер, и он уже загружен. Она повторила свой запрос. Через какое-то время мы говорили по телефону, я спросила, что не так с договором: оказалось, там были перепутаны страницы и нужных просто не доставало, а я этого не заметила.

Совет №7. Нужно проверять все документы, особенно, если это трудовые договоры: должность сотрудника сопоставить с тем, как она указана в смете и в договоре; зарплата сотрудника; дополнительные соглашения обо всех изменениях. Важно следить, чтобы все это соответствовало смете. 

Мария Васина
Мария Васина
менеджер по работе с грантами «Таких дел»

Есть организации, которые требуют сдавать отчетность исключительно в бумажном виде: нужно физически приехать в офис и сдать ее куратору. Есть определенная дата, когда нужно это сделать. В одну организацию мы возили отчеты полтора года, но в конце проекта грантодатель сказал, что мы привозили их не вовремя и какие-то отчеты они просто не могут найти. 

Началась целая схватка. Это была очень неприятная ситуация, в которой мы были бессильны. Разговор шел уже чуть ли не о том, чтобы смотреть камеры видеонаблюдения — никак иначе нельзя было проверить, когда мы эти отчеты сдавали. В итоге все закончилось хорошо — они их нашли.

Совет №8. Всегда нужно подписывать с куратором акт приема-передачи, либо просить подтверждение по электронной почте о том, что отчет был взят на рассмотрение.   

Мария Васина
Мария Васина
менеджер по работе с грантами «Таких дел»

С тем же грантодателем, что потерял наши отчеты, произошла еще одна история. По их требованию, руководитель нашего фонда должен был заверить каждую страницу финансового отчета — это толстая папка на кольцах. Кажется, меня проклинали, пока ставили подписи на каждой странице огромной кипы бумаг.

Совет №9. Нужно обязательно выяснить на берегу, как грантодатель видит вашу отчетность. Если вы понимаете, что не сможете выполнить такие условия, лучше в это не лезть — себе дороже: может случиться, что вы получили деньги и потратили их, а когда пришло время сдавать отчет, это оказалась огромная работа, на которую нет ресурсов и времени. Тогда вы окажетесь в ловушке, потому что отчет нужно сделать в любом случае. 

Совет №10. Стоит поговорить с теми, кто уже получал этот грант, послушать их мнение, выяснить все о подводных камнях, с которыми другие люди уже сталкивались. 

Что еще почитать, чтобы точно избежать ошибки:

  • https://обучение.президентские гранты.рф — здесь можно узнать про составление социальных проектов, подачу заявки, и составление отчетности;
  • https://vk.com/podcasts-205606768 — тут можно послушать подкасты Президентского фонда культурных инициатив по каждому критерию оценки заявок; 
  •  https://t.me/cptgrantov — в телеграм-канале «Капитан грантов» собраны актуальные гранты и анонсы обучающих вебинаров.

Спасибо, что дочитали до конца! Еще больше полезной информации для НКО читайте на нашем сайте.

Материалы по теме
Знания
«Насилие расчеловечивает»: как выстраивать публичную коммуникацию о проблеме насилия с разными группами
23 июня
Знания
«А, Хокинг, знаем-знаем»: что такое БАС и как живут люди с этой болезнью
22 июня
Знания
9 советов по привлечению сторонников в соцсетях
21 июня
Читайте также
Знания
Вернуть зарубежные подписки и доноров — инструкция для НКО
14 июня
Опыт
Как фонды собирают пожертвования по QR-коду и насколько это эффективно
9 июня
Опыт
Как креативные компании помогают фондам собирать средства
6 июня