Что такое публичный отчет НКО и каким он должен быть

Для любой некоммерческой организации важна прозрачность. На всех этапах деятельность благотворителей должна быть понятна и открыта. Кому помогает организация? С помощью чего? Где организация берет деньги и на что тратит? Каких результатов добилась организация в решении проблемы? На эти важные вопросы НКО отвечают в своих публичных отчетах, которые формируются каждый год. Эти отчеты – основа прозрачности НКО, самая лучшая «реклама», повод для разговора с донорами и грантодателями.

Екатерина Завершинская
Екатерина Завершинская
региональный координатор по работе с НКО фонда «Нужна помощь»

Государство не обязывает фонды делать именно публичную отчетность, но обязывает каждый год отчитываться о своей деятельности в Минюст. И в этих отчетах свои формы и правила. Очень многие организации считают, что для своей открытости и прозрачности достаточно будет выложить на сайт отчет в Минюст, но это не так.

Почему этого недостаточно? Отчет в Минюст или бухгалтерская отчетность НДФЛ – это очень прагматичные таблицы, достаточно сложные для понимания. И, на самом деле, никто их смотреть не будет. Чем хороши публичные отчеты – тем, что в них всегда есть две части. Содержательная часть и финансовая часть, а в отчетности в Минюст только финансовая, и то непонятная.

Что позволяет показать содержательная часть: миссию организации, цели и задачи ее работы, какие проекты работали, сколько человек в них приняло участие, каких результатов количественных и качественных удалось достичь. В этой части сразу видно, кому и как организация помогла. Финансовая часть позволяет увидеть приход и расход средств. Будет хорошо, если в финансовой части организации будут показывать общее поступление средств за год и их источники, общий расход, сколько потратили на каждую программу и проект. И, конечно, сколько вы потратили на себя — на административно-управленческие расходы. Такие расходы не должны превышать двадцати процентов от всех расходов организации.

Опыт фонда «Дедморозим»

В этом году исполнилось 10 лет фонду «Дедмозозим», который помогает детям Пермского края. По этому поводу фонд выпустил годовой публичный отчет в форме настоящей книги с красочными иллюстрациями и историями за все время работы организации.

Одна из страниц «отчетной книги» фонда «Дедморозим»

На своем сайте фонд публикует также и ежемесячные отчеты, и отчеты в Минюст. О том, как происходит создание отчета рассказали Дарья Пикалова, координатор по работе с частными благотворителями, и Елизавета Русских, координатор по работе со СМИ.

Елизавета: Годовой отчет обычно готовит целая команда, курирует подготовку отдел PR и фандрайзинга, но при этом мы задействуем всех коллег из фонда.

Дарья: Такая красивая книга вышла у нас за 10 лет. Такой формат мы пробуем в первый раз. Обычно мы тоже стараемся сделать отчет красивым и информационно объемным, поэтому каждый год подготовка занимает несколько месяцев: мы начинаем в январе с концепции и начинаем сбор информации. К маю или июню отчет появляется на сайте. Был опыт, когда мы отталкивались не от концепции, а от той информации, которую мы получили от сотрудников и далее думали, как ее заложить. У фонда пять разных проектов и четыре службы, объем информации очень большой. Дизайнеру мы даем минимум две недели, а в хорошем случае месяц, чтобы довести отчет до идеала.

Елизавета: Первым делом мы выкладываем отчет в PDF на наш сайт. Мы стараемся делать отчет к 1 июня, так как в фонде отмечаем не День защиты детей, а День защитников детей. В этот день мы благодарим тех, кто поддерживает наших подопечных в течение всего года. В этом году первого июня мы лично приезжали к людям, без которых фонда просто не было бы: это и корпоративные партнеры, и государственные. Делали им небольшие приятные подарки, говорили добрые слова и конечно дарили напечатанный годовой отчет, чтобы они увидели, как влияет их помощь на жизни детей Пермского края.

Помимо этого, отчет у нас используется в течение года. Часто бывает так, что мы дарим его при знакомстве с новыми партнерами или когда к нам приезжают гости, журналисты которые хотят познакомиться с фондом.

Одна из страниц «отчетной книги» фонда «Дедморозим»

Дарья: Мы выкладываем отчет в социальных сетях, это тоже происходит в июне. В этом годы мы сделали рассылку вообще всем людям, которые когда-либо помогали подопечным фонда, чтобы показать их вклад за десять лет. Это уже солидный рубеж, за это время произошло очень много всего: фонд начинался с волонтерской инициативы, а сейчас это серьезная организация, крупнейший благотворительный фонд в нашем регионе. Мы используем этот отчет, чтобы мотивировать людей помогать дальше, помогать снова и просто начать помогать. 

Елизавета: В отчете очень много классных историй и грех эти истории не рассказывать. Мы стараемся адаптировать некоторые истории из него в какие-то карточки, в публикации для того, чтобы люди, которые не видели наш отчет, но зашли в соцсети, тоже увидели. Предлагаем СМИ эти истории.

Одна из страниц «отчетной книги» фонда «Дедморозим»

Дарья: Мне кажется, что начинать подготовку отчета стоит с вдохновения какими-то примерами. Например, есть конкурс годовых отчетов «Точка отсчета», мы регулярно в нем участвуем и отчет за 2020 год получил статус «золотого». Коллегам можно посоветовать посмотреть, каким отчетам присуждают золотой статус, посмотреть, что в них отражено. Можно выбрать 5-10 штук и понять, какую структуру вы бы хотели, какую визуализацию, какую концепцию. Отчеты разных организаций абсолютно разные, но из каждого есть, что подчерпнуть. Мы в своих отчетах стараемся ставить на первое место героев. Всегда людям, которые помогают, важно увидеть лица тех, кому они будут помогать. За год происходит множество историй, которые трогают сотрудников и тех, кто поддерживает фонд. Конечно, большим и важным блоком является отчет о финансировании: о поступлениях, о расходах.

Елизавета: Важно на первом этапе подготовки отчета определить, для кого он делается. Мы в подготовке сразу накидываем список «целевых аудиторий», кто этот отчет будет читать. Исходя из этого, мы решали, что важно каждой «аудитории» увидеть в отчете.

Опыт фонда «Дети-бабочки»

Наталья Скребцова
Наталья Скребцова
исполнительный директор фонда «Дети-бабочки»

Мы размещаем отчет на сайте и подаем на конкурс «Точка отсчета», который проводит Форум Доноров в партнерстве с Агентством социальной информации и Центром «Благосфера» при поддержке Минэкономразвития России и Фонда президентских грантов. Это конкурс добровольных публичных годовых отчетов НКО, участие в нем является инструментом повышения прозрачности, содействует укреплению репутации фонда, его узнаваемости и привлечению новых организаций-партнеров и добровольцев. 

Последние несколько лет наши отчеты входят в «золотой стандарт» победителей: это значит, что фонд сформировал образцовый отчет, содержащий полную информацию и представил ее креативно. Помимо публикации на сайте фонда, отчет рассылается попечителям, благотворителям, друзьям фонда, волонтерам, — всем, кому это может быть интересно.

Над отчетом у «Детей-бабочек» работает большая команда: руководители всех отделов фонда, дизайнер, копирайтер. Конечный файл с отчетом тоже больше похож не на формальный документ, а на красивый и стильный альбом, полноценную книгу о жизни фонда за прошедший год. «Для команды фонда отчет не менее важен: за ежедневной рутиной мы упускаем из виду, сколько всего смогли достичь за год, а это дает мотивацию для дальнейшей работы».

Наталья советует делать такие отчеты не формальными, а интересными. Тексты должны быть легкими для чтения, а «подкрепить» их призваны визуальные материалы и инфоргафика.

Одна их страниц годового отчета фонда «Дети-бабочки»

Конструктор отчетов в «Ядре» и опыт фонда «Ломая барьеры»

У организаций не всегда есть ресурсы и большая команда для формирования годового отчета. Важно понимать, что такой отчет нужен и полезен в любом случае. Облегчить его производство может конструктор на платформе «Ядро». Эта платформа – проект фонда «Нужна помощь», который помогает некоммерческим организациям вести учет доноров и следить за сборами. Об опыте использования конструктора из «Ядра» рассказала Алина Хабирова, директор организации «Ломая барьеры», которая уже несколько лет успешно пользуются этим инструментом для создания своих отчетов.

Алина Хабирова
Алина Хабирова
директор организации «Ломая барьеры»

Годовой отчет — это большой массив информации, и психологически, когда перед тобой большая задача, ты неосознанно начинаешь ее откладывать. У нас так было с годовым отчетом в 2017 году. Тогда мы официально зарегистрировались как автономная некоммерческая организация, а до этого — с 2012 мы были как общественный проект. И вот завершился 17 год, нужно было делать этот отчет, и каждый раз я как-то откладывала. Плюс получилось так, что я начала заходить на сайты коллег по сектору и от разнообразия видов и дизайна я окончательно запуталась. И тут я узнаю в рассылке, что появился сервис от «Нужна помощь» в виде конструктора публичных годовых отчетов. Я зарегистрировалась, мне задавали вопросы, и я на них отвечала. Надо было на каком-то этапе прикрепить фотографию – прикрепляла. Я ни о чем не думала, моя задача была – просто отвечать на каждом этапе создания. И я сама не заметила, как отчет был создан за два дня. В этом году мы уже подобрали все фотографии, подбили всю статистику и в ближайшее время планируем сделать отчет за 2021 год с помощью вашего обновленного шаблона. С этим конструктором у меня «отвалились» проблемы на 95%. 

В технической части для хорошего отчета нужны отличные фотографии. Если фото будут размытые, нечеткие – от этого портится весь отчет. Мы на это делаем сильный упор. С человеческой точки зрения, мы  всегда рассказываем о команде, о волонтерах, об экспертах. У организации обязательно должны быть человеческие лица. 

С конструктором, начиная с 2018 года, мы делаем отчеты фактически за один день. Если у тебя все документы в одном компьютере, это не сложно. Я бы советовала формировать базу для своего публичного отчета заранее. Ежемесячно или ежеквартально собирать в одну папку все фотографии, всю информацию по проектам. В тот день, когда я сажусь делать отчет, у меня вся информация уже есть и остается только заполнить.

Страница конструктора отчета в «Ядре»

Чек-лист, что должно быть в публичном годовом отчете

В содержательной части:

— цели и задачи работы организации в целом;

— цели, задачи  по каждому направлению, программе, проекту;

— результаты работы в отчетном периоде по каждому направлению работы (количественные, качественные);

— география деятельности.

Желательно:

— базовая информация об организации — реквизиты, контакты, команда.

В финансовой части:

— общая сумма поступлений;

— разбивка  общей суммы по источникам поступления средств (юридические лица, физические лица, гранты, предпринимательская деятельность и прочее);

— общий расход;

— расход по каждому направлению, программе или проекту;

— административно-управленческие расходы.

В части расходования средств желательно сделать разбивку в рамках каждого направления, программы и проекта на статьи расхода с указанием размеров общего расхода по каждой статье, а также — в административно-управленческих расходах выделять оплату труда сотрудников.

Спасибо, что дочитали до конца! Воспользоваться конструктором отчетов вы можете на платформе «Ядро».

Материалы по теме
Знания
Мобилизация в России: все, что важно знать и понимать. Самый полный гайд
23 сентября
Знания
«Я могла только лежать и плакать от бессилия»: что такое поствыпускная депрессия
20 сентября
Знания
«Алкоголизм — это заболевание, а не распущенность»: почему люди становятся алкозависимыми и как им помочь
15 сентября
Читайте также
Знания
«Лучшие заявки — предложение реального изменения»: советы от грантодающих организаций
14 сентября
Опыт
Как небольшие волонтерские инициативы становились крупными российскими фондами
13 сентября
Знания
Как провести сбор на «Пользуясь случаем»: гайд для новичков и продвинутых
22 августа