Для любой некоммерческой организации важна прозрачность. На всех этапах деятельность благотворителей должна быть понятна и открыта. Кому помогает организация? С помощью чего? Где организация берет деньги и на что тратит? Каких результатов добилась организация в решении проблемы? На эти важные вопросы НКО отвечают в своих публичных отчетах, которые формируются каждый год. Эти отчеты – основа прозрачности НКО, самая лучшая «реклама», повод для разговора с донорами и грантодателями.
Государство не обязывает фонды делать именно публичную отчетность, но обязывает каждый год отчитываться о своей деятельности в Минюст. И в этих отчетах свои формы и правила. Очень многие организации считают, что для своей открытости и прозрачности достаточно будет выложить на сайт отчет в Минюст, но это не так.
Почему этого недостаточно? Отчет в Минюст или бухгалтерская отчетность НДФЛ – это очень прагматичные таблицы, достаточно сложные для понимания. И, на самом деле, никто их смотреть не будет. Чем хороши публичные отчеты – тем, что в них всегда есть две части. Содержательная часть и финансовая часть, а в отчетности в Минюст только финансовая, и то непонятная.
Что позволяет показать содержательная часть: миссию организации, цели и задачи ее работы, какие проекты работали, сколько человек в них приняло участие, каких результатов количественных и качественных удалось достичь. В этой части сразу видно, кому и как организация помогла. Финансовая часть позволяет увидеть приход и расход средств. Будет хорошо, если в финансовой части организации будут показывать общее поступление средств за год и их источники, общий расход, сколько потратили на каждую программу и проект. И, конечно, сколько вы потратили на себя — на административно-управленческие расходы. Такие расходы не должны превышать двадцати процентов от всех расходов организации.
Опыт фонда «Дедморозим»
В этом году исполнилось 10 лет фонду «Дедмозозим», который помогает детям Пермского края. По этому поводу фонд выпустил годовой публичный отчет в форме настоящей книги с красочными иллюстрациями и историями за все время работы организации.
На своем сайте фонд публикует также и ежемесячные отчеты, и отчеты в Минюст. О том, как происходит создание отчета рассказали Дарья Пикалова, координатор по работе с частными благотворителями, и Елизавета Русских, координатор по работе со СМИ.
Елизавета: Годовой отчет обычно готовит целая команда, курирует подготовку отдел PR и фандрайзинга, но при этом мы задействуем всех коллег из фонда.
Дарья: Такая красивая книга вышла у нас за 10 лет. Такой формат мы пробуем в первый раз. Обычно мы тоже стараемся сделать отчет красивым и информационно объемным, поэтому каждый год подготовка занимает несколько месяцев: мы начинаем в январе с концепции и начинаем сбор информации. К маю или июню отчет появляется на сайте. Был опыт, когда мы отталкивались не от концепции, а от той информации, которую мы получили от сотрудников и далее думали, как ее заложить. У фонда пять разных проектов и четыре службы, объем информации очень большой. Дизайнеру мы даем минимум две недели, а в хорошем случае месяц, чтобы довести отчет до идеала.
Елизавета: Первым делом мы выкладываем отчет в PDF на наш сайт. Мы стараемся делать отчет к 1 июня, так как в фонде отмечаем не День защиты детей, а День защитников детей. В этот день мы благодарим тех, кто поддерживает наших подопечных в течение всего года. В этом году первого июня мы лично приезжали к людям, без которых фонда просто не было бы: это и корпоративные партнеры, и государственные. Делали им небольшие приятные подарки, говорили добрые слова и конечно дарили напечатанный годовой отчет, чтобы они увидели, как влияет их помощь на жизни детей Пермского края.
Помимо этого, отчет у нас используется в течение года. Часто бывает так, что мы дарим его при знакомстве с новыми партнерами или когда к нам приезжают гости, журналисты которые хотят познакомиться с фондом.
Дарья: Мы выкладываем отчет в социальных сетях, это тоже происходит в июне. В этом годы мы сделали рассылку вообще всем людям, которые когда-либо помогали подопечным фонда, чтобы показать их вклад за десять лет. Это уже солидный рубеж, за это время произошло очень много всего: фонд начинался с волонтерской инициативы, а сейчас это серьезная организация, крупнейший благотворительный фонд в нашем регионе. Мы используем этот отчет, чтобы мотивировать людей помогать дальше, помогать снова и просто начать помогать.
Елизавета: В отчете очень много классных историй и грех эти истории не рассказывать. Мы стараемся адаптировать некоторые истории из него в какие-то карточки, в публикации для того, чтобы люди, которые не видели наш отчет, но зашли в соцсети, тоже увидели. Предлагаем СМИ эти истории.
Дарья: Мне кажется, что начинать подготовку отчета стоит с вдохновения какими-то примерами. Например, есть конкурс годовых отчетов «Точка отсчета», мы регулярно в нем участвуем и отчет за 2020 год получил статус «золотого». Коллегам можно посоветовать посмотреть, каким отчетам присуждают золотой статус, посмотреть, что в них отражено. Можно выбрать 5-10 штук и понять, какую структуру вы бы хотели, какую визуализацию, какую концепцию. Отчеты разных организаций абсолютно разные, но из каждого есть, что подчерпнуть. Мы в своих отчетах стараемся ставить на первое место героев. Всегда людям, которые помогают, важно увидеть лица тех, кому они будут помогать. За год происходит множество историй, которые трогают сотрудников и тех, кто поддерживает фонд. Конечно, большим и важным блоком является отчет о финансировании: о поступлениях, о расходах.
Елизавета: Важно на первом этапе подготовки отчета определить, для кого он делается. Мы в подготовке сразу накидываем список «целевых аудиторий», кто этот отчет будет читать. Исходя из этого, мы решали, что важно каждой «аудитории» увидеть в отчете.
Опыт фонда «Дети-бабочки»
Мы размещаем отчет на сайте и подаем на конкурс «Точка отсчета», который проводит Форум Доноров в партнерстве с Агентством социальной информации и Центром «Благосфера» при поддержке Минэкономразвития России и Фонда президентских грантов. Это конкурс добровольных публичных годовых отчетов НКО, участие в нем является инструментом повышения прозрачности, содействует укреплению репутации фонда, его узнаваемости и привлечению новых организаций-партнеров и добровольцев.
Последние несколько лет наши отчеты входят в «золотой стандарт» победителей: это значит, что фонд сформировал образцовый отчет, содержащий полную информацию и представил ее креативно. Помимо публикации на сайте фонда, отчет рассылается попечителям, благотворителям, друзьям фонда, волонтерам, — всем, кому это может быть интересно.
Над отчетом у «Детей-бабочек» работает большая команда: руководители всех отделов фонда, дизайнер, копирайтер. Конечный файл с отчетом тоже больше похож не на формальный документ, а на красивый и стильный альбом, полноценную книгу о жизни фонда за прошедший год. «Для команды фонда отчет не менее важен: за ежедневной рутиной мы упускаем из виду, сколько всего смогли достичь за год, а это дает мотивацию для дальнейшей работы».
Наталья советует делать такие отчеты не формальными, а интересными. Тексты должны быть легкими для чтения, а «подкрепить» их призваны визуальные материалы и инфоргафика.
Конструктор отчетов в «Ядре» и опыт фонда «Ломая барьеры»
У организаций не всегда есть ресурсы и большая команда для формирования годового отчета. Важно понимать, что такой отчет нужен и полезен в любом случае. Облегчить его производство может конструктор на платформе «Ядро». Эта платформа – проект фонда «Нужна помощь», который помогает некоммерческим организациям вести учет доноров и следить за сборами. Об опыте использования конструктора из «Ядра» рассказала Алина Хабирова, директор организации «Ломая барьеры», которая уже несколько лет успешно пользуются этим инструментом для создания своих отчетов.
Годовой отчет — это большой массив информации, и психологически, когда перед тобой большая задача, ты неосознанно начинаешь ее откладывать. У нас так было с годовым отчетом в 2017 году. Тогда мы официально зарегистрировались как автономная некоммерческая организация, а до этого — с 2012 мы были как общественный проект. И вот завершился 17 год, нужно было делать этот отчет, и каждый раз я как-то откладывала. Плюс получилось так, что я начала заходить на сайты коллег по сектору и от разнообразия видов и дизайна я окончательно запуталась. И тут я узнаю в рассылке, что появился сервис от «Нужна помощь» в виде конструктора публичных годовых отчетов. Я зарегистрировалась, мне задавали вопросы, и я на них отвечала. Надо было на каком-то этапе прикрепить фотографию – прикрепляла. Я ни о чем не думала, моя задача была – просто отвечать на каждом этапе создания. И я сама не заметила, как отчет был создан за два дня. В этом году мы уже подобрали все фотографии, подбили всю статистику и в ближайшее время планируем сделать отчет за 2021 год с помощью вашего обновленного шаблона. С этим конструктором у меня «отвалились» проблемы на 95%.
В технической части для хорошего отчета нужны отличные фотографии. Если фото будут размытые, нечеткие – от этого портится весь отчет. Мы на это делаем сильный упор. С человеческой точки зрения, мы всегда рассказываем о команде, о волонтерах, об экспертах. У организации обязательно должны быть человеческие лица.
С конструктором, начиная с 2018 года, мы делаем отчеты фактически за один день. Если у тебя все документы в одном компьютере, это не сложно. Я бы советовала формировать базу для своего публичного отчета заранее. Ежемесячно или ежеквартально собирать в одну папку все фотографии, всю информацию по проектам. В тот день, когда я сажусь делать отчет, у меня вся информация уже есть и остается только заполнить.
Чек-лист, что должно быть в публичном годовом отчете
В содержательной части:
— цели и задачи работы организации в целом;
— цели, задачи по каждому направлению, программе, проекту;
— результаты работы в отчетном периоде по каждому направлению работы (количественные, качественные);
— география деятельности.
Желательно:
— базовая информация об организации — реквизиты, контакты, команда.
В финансовой части:
— общая сумма поступлений;
— разбивка общей суммы по источникам поступления средств (юридические лица, физические лица, гранты, предпринимательская деятельность и прочее);
— общий расход;
— расход по каждому направлению, программе или проекту;
— административно-управленческие расходы.
В части расходования средств желательно сделать разбивку в рамках каждого направления, программы и проекта на статьи расхода с указанием размеров общего расхода по каждой статье, а также — в административно-управленческих расходах выделять оплату труда сотрудников.
Спасибо, что дочитали до конца! Воспользоваться конструктором отчетов вы можете на платформе «Ядро».
